Informativa Privacy di Mneme

1. Natura del servizio

Mneme è un servizio di segreteria personale basato su intelligenza artificiale, accessibile tramite WhatsApp, che aiuta l'utente a gestire richieste organizzative, promemoria, appuntamenti, liste e altre informazioni condivise nel corso dell'utilizzo del servizio. WhatsApp costituisce il canale attraverso cui l'utente interagisce con il servizio.

2. Categorie di dati trattati

Mneme può trattare le seguenti categorie di dati personali:

• dati identificativi e di contatto eventualmente forniti dall'utente;
• contenuti dei messaggi inviati tramite WhatsApp, inclusi messaggi di testo e vocali;
• trascrizioni dei messaggi vocali;
• promemoria, appuntamenti, liste, note e preferenze personali comunicate dall'utente;
• dati tecnici e log necessari al funzionamento e alla sicurezza del servizio;
• dati fiscali, amministrativi e contabili necessari per la fatturazione e la rendicontazione economica.

I dati sono trattati secondo i principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione.

3. Finalità e basi giuridiche

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• Erogazione del servizio Mneme — gestione delle richieste dell'utente, organizzazione di promemoria, appuntamenti, liste e altre attività di segreteria personale. Base giuridica: esecuzione di un contratto ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
• Trascrizione dei messaggi vocali e generazione delle risposte tramite IA — attività tecnicamente necessarie all'erogazione del servizio richiesto. Base giuridica: esecuzione del contratto ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
• Fatturazione e adempimenti fiscali — trattamento necessario per adempiere agli obblighi di legge. Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.
• Sicurezza dei sistemi e prevenzione di abusi — trattamento necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare. Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
• Marketing — eventuale invio di comunicazioni promozionali solo previo consenso espresso dell'utente. Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.

4. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari all'erogazione del servizio e alla fatturazione è necessario per utilizzare Mneme. L'eventuale mancato conferimento può rendere impossibile attivare o fornire correttamente il servizio. Il conferimento dei dati per finalità di marketing è facoltativo e il mancato consenso non pregiudica l'utilizzo del servizio.

5. Modalità del trattamento

Il trattamento avviene con strumenti elettronici e procedure automatizzate. Le conversazioni vengono elaborate automaticamente per consentire il funzionamento del servizio. Non è previsto accesso umano ordinario ai contenuti delle chat degli utenti. Restano possibili esclusivamente interventi tecnici eccezionali strettamente necessari per manutenzione, sicurezza, continuità operativa o adempimenti di legge.

6. Destinatari e fornitori coinvolti

Per l'erogazione del servizio, alcuni dati possono essere trattati dai seguenti fornitori terzi:

• Hetzner GmbH (Germania) — server e hosting;
• 360dialog GmbH (Germania) — gateway tecnico per l'integrazione con WhatsApp;
• Meta Platforms / WhatsApp (USA) — piattaforma di comunicazione;
• Anthropic Inc. (USA) — funzionalità di intelligenza artificiale (Claude);
• OpenAI (USA) — funzionalità di trascrizione audio (Whisper).

I dati non sono venduti né comunicati a terzi per finalità commerciali autonome di tali terzi, salvo quanto necessario per l'erogazione del servizio o per obblighi di legge.

7. Conservazione dei dati

I dati relativi all'erogazione del servizio sono conservati per tutta la durata dell'utilizzo di Mneme. Dopo la cessazione del servizio o la cancellazione dell'account, i dati operativi possono essere conservati per un periodo massimo di 12 mesi, salvo ulteriore conservazione necessaria per la gestione di contestazioni, la sicurezza dei sistemi o obblighi di legge. I dati fiscali e contabili sono conservati per il periodo previsto dalla normativa applicabile.

8. Luogo del trattamento e trasferimenti extra UE

I dati sono conservati principalmente su infrastrutture situate in Germania presso Hetzner GmbH. Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo, inclusi gli Stati Uniti. Il trasferimento avviene sulla base del EU-U.S. Data Privacy Framework, ove applicabile, o di altre garanzie adeguate previste dalla normativa (artt. 45 e 46 GDPR).

9. Sicurezza e riservatezza

Le comunicazioni tra utente e WhatsApp beneficiano delle misure di sicurezza messe a disposizione dalla piattaforma. Una volta ricevuti dal sistema Mneme, i dati sono trattati su infrastrutture protette mediante autenticazione, controlli di accesso e misure tecniche e organizzative adeguate al rischio.

10. Marketing

Mneme non invia comunicazioni commerciali senza il consenso esplicito dell'utente. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento scrivendo "stop marketing" a Mneme oppure contattando il titolare all'indirizzo e-mail indicato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

11. Diritti dell'interessato

L'utente può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR, inclusi il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione, portabilità dei dati e revoca del consenso, oltre al diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it). Le richieste possono essere inviate a info@mnemechat.com. Il titolare fornirà riscontro nei termini previsti dalla normativa applicabile.

12. Aggiornamenti

La presente informativa può essere aggiornata nel tempo per ragioni normative, tecniche o organizzative. In caso di modifiche sostanziali, l'utente sarà informato con modalità adeguate, anche tramite messaggio sul canale utilizzato per il servizio.

13. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento: P. IVA 06124240489
Contatto: info@mnemechat.com